Resit vs Quotation: Apa Beza dan Bila Guna

Apa itu resit?

Resit ialah dokumen yang dikeluarkan penjual kepada pelanggan selepas bayaran diterima sebagai bukti rasmi transaksi selesai. Ia mengandungi tarikh bayaran, nombor resit, butiran item, jumlah dibayar dan kaedah pembayaran. Resit dikeluarkan pada penghujung kitaran jualan, selepas pelanggan membayar. Statusnya sudah selesai.

Resit mengesahkan satu fakta: wang sudah diterima. Jumlah yang tertera pada resit ialah jumlah sebenar yang dibayar, bukan anggaran. Pelanggan menyimpan resit sebagai bukti pembelian untuk tuntutan, manakala penjual menyimpannya sebagai rekod hasil jualan untuk pengiraan cukai.

Apa itu quotation?

Quotation atau sebut harga ialah dokumen yang menyatakan anggaran harga bagi barang atau perkhidmatan sebelum pelanggan membuat keputusan. Ia dihantar pada awal kitaran jualan, sebelum sebarang transaksi disahkan. Quotation tidak mengikat dan membenarkan pelanggan membanding harga. Penjelasan penuh ada dalam panduan apa itu quotation.

Quotation menjawab soalan berapa kos yang dijangka sebelum pelanggan komited. Ia lazimnya mempunyai tempoh sah, contohnya 14 atau 30 hari, kerana harga bahan dan kos boleh berubah. Quotation membantu pelanggan membandingkan tawaran daripada beberapa pembekal sebelum memilih, tanpa sebarang ikatan bayaran.

Perbezaan resit dan quotation

Jadual berikut merumuskan perbezaan utama antara resit dan quotation merentas tujuh aspek penting:

Bila guna resit atau quotation?

Hantar quotation pada awal urusan apabila pelanggan meminta anggaran harga sebelum membuat keputusan. Selepas pelanggan bersetuju dan membayar, keluarkan resit sebagai bukti transaksi selesai. Kedua-dua dokumen berada di hujung berlawanan dalam kitaran jualan: quotation membuka rundingan, resit menutup transaksi. Antara keduanya, penjual lazimnya mengeluarkan invois untuk meminta bayaran rasmi mengikut harga yang dipersetujui. Untuk perbezaan dua dokumen awal ini, rujuk invois vs quotation.

Susunan dokumen dalam kitaran jualan

Setiap dokumen perniagaan mempunyai peranan tersendiri mengikut urutan transaksi. Susunannya: quotation menawarkan harga, invois meminta bayaran, dan resit mengesahkan bayaran diterima. Resit dan invois perlu disimpan selama 7 tahun untuk tujuan audit LHDN mengikut Akta Cukai Pendapatan 1967. Untuk memahami dokumen di tengah kitaran ini, baca apa beza invois dan resit.

Resit deposit selepas quotation diterima

Banyak kerja projek meminta deposit sebaik pelanggan bersetuju dengan quotation. Amalan biasa ialah deposit 50% sebelum kerja bermula dan baki selepas siap. Setiap bayaran deposit perlu disahkan dengan resit, bukan quotation, kerana quotation tiada nilai sebagai bukti bayaran. Resit deposit mencatat jumlah yang sudah dibayar dan baki yang tinggal. Lihat cara mengeluarkan resit deposit bagi bayaran berperingkat sebegini.

Kesilapan biasa antara resit dan quotation

Kesilapan paling kerap ialah menyerahkan quotation sebagai bukti bayaran kepada pelanggan. Quotation hanya tawaran harga, jadi ia tiada nilai sebagai bukti transaksi selesai. Pelanggan yang sudah membayar memerlukan resit, bukan salinan quotation. Penjual perlu mengeluarkan resit berasingan selepas bayaran diterima.

Kesilapan kedua ialah menganggap jumlah pada quotation sentiasa sama dengan jumlah resit. Quotation hanya anggaran; jumlah sebenar boleh berubah jika skop kerja bertambah atau berkurang. Resit mencatat jumlah sebenar yang dibayar, jadi ia rujukan tepat untuk rekod kewangan, bukan quotation.

Kesan cukai bagi resit dan quotation

Resit ialah bukti hasil jualan yang menyokong pengiraan pendapatan bercukai. LHDN mengiktiraf resit sebagai rekod transaksi yang sah semasa audit. Quotation pula bukan bukti hasil kerana ia hanya tawaran yang belum tentu diterima. Quotation tidak mempengaruhi pendapatan bercukai sehingga ia bertukar menjadi jualan sebenar dengan invois dan resit yang dikeluarkan kemudian.

Kesimpulan

Beza resit dan quotation ialah soal masa dan tujuan: quotation menawarkan harga sebelum transaksi, resit mengesahkan bayaran selepas bayar. Peniaga di Malaysia menghantar quotation untuk memulakan rundingan harga dan mengeluarkan resit untuk mengesahkan bayaran diterima, kemudian menyimpan resit selama tujuh tahun bagi tujuan cukai.