Apa Itu Proforma Invois

Maksud proforma invois

Proforma invois ialah dokumen yang memaparkan anggaran kos sebelum sesuatu jualan disahkan. Perkataan "proforma" bermaksud "untuk formaliti". Dokumen ini menyenaraikan barang atau perkhidmatan, kuantiti dan harga yang dianggarkan. Walaupun bentuknya menyerupai invois, proforma invois tidak mewujudkan kewajipan membayar dan tidak direkod sebagai jualan. Ia bertujuan memberi pembeli gambaran kos sebelum membuat keputusan.

Proforma invois lebih rasmi daripada sebut harga biasa, tetapi belum lagi menjadi tuntutan bayaran. Penjual menggunakannya untuk mengesahkan harga, terma penghantaran dan jumlah anggaran kepada pembeli. Selepas pembeli bersetuju, barulah penjual mengeluarkan invois rasmi. Dokumen ini berguna terutama dalam urus niaga bernilai besar yang memerlukan kelulusan sebelum komitmen.

Harga dalam proforma invois bersifat sementara dan boleh berubah sebelum invois rasmi dikeluarkan. Sebab itu ia bukan dokumen cukai dan bukan invois cukai. Proforma invois tidak direkod dalam akaun jualan dan tidak termasuk dalam e-Invois LHDN. Hanya invois rasmi selepas jualan disahkan yang menjadi rekod cukai dan jualan sebenar.

Beza proforma invois dan invois biasa

Proforma invois dan invois biasa sering dikelirukan kerana bentuknya hampir sama. Perbezaan utamanya pada peringkat jualan dan nilai perakaunan:

Ringkasnya, proforma invois ialah anggaran sebelum bayar, manakala invois biasa ialah permintaan bayaran rasmi yang direkod dalam akaun. Untuk perbandingan dokumen sebelum bayar yang lain, rujuk perbezaan invois vs quotation.

Bila guna proforma invois

Perniagaan menggunakan proforma invois dalam beberapa keadaan apabila pembeli memerlukan anggaran kos rasmi:

1. Sebelum pesanan disahkan. Pembeli ingin tahu jumlah kos penuh sebelum membuat komitmen.
2. Permohonan pinjaman atau kelulusan dalaman. Pembeli memerlukan dokumen rasmi untuk mendapat kelulusan belanja.
3. Urusan import dan eksport. Dalam perdagangan antarabangsa, proforma invois digunakan untuk pelepasan kastam dan anggaran cukai import sebelum barang dihantar.
4. Deposit atau bayaran pendahuluan. Penjual menghantar proforma supaya pembeli boleh membayar deposit sebelum pengeluaran invois rasmi.

Selepas jualan disahkan, penjual mengeluarkan invois rasmi yang menggantikan proforma invois. Invois rasmi inilah yang direkod sebagai jualan dalam akaun dan menjadi asas tuntutan bayaran. Apabila pembeli membayar, penjual mengeluarkan resit sebagai bukti bayaran. Urutan dokumen ini — proforma invois, invois rasmi, kemudian resit — memastikan setiap peringkat jualan didokumenkan dengan betul.

Contoh isi proforma invois

Proforma invois yang lengkap memudahkan pembeli memahami anggaran kos. Contoh butiran yang biasa dimuatkan:

Tandakan dengan jelas bahawa dokumen itu bukan invois rasmi supaya tidak dikelirukan dengan permintaan bayaran.

Kelebihan menggunakan proforma invois

Proforma invois memberi beberapa manfaat kepada penjual dan pembeli sebelum jualan disahkan:

1. Mengelak salah faham harga. Pembeli nampak jumlah penuh, termasuk caj penghantaran dan cukai, sebelum membuat komitmen.
2. Memudahkan kelulusan dalaman. Pembeli boleh mendapat kelulusan belanjawan daripada pihak atasan menggunakan dokumen rasmi ini.
3. Menyokong urusan deposit. Penjual boleh meminta bayaran pendahuluan berdasarkan proforma sebelum pengeluaran invois rasmi.
4. Melancarkan urusan import. Pihak kastam menggunakan proforma invois untuk menganggar nilai dan cukai import.

Selepas jualan selesai, penjual perlu mengeluarkan invois rasmi dan kemudian resit sebagai bukti bayaran. Faham beza invois dan resit membantu memastikan setiap dokumen dikeluarkan pada peringkat yang betul.

Kesimpulan

Proforma invois ialah anggaran harga yang dihantar sebelum jualan disahkan, bukan permintaan bayaran rasmi. Harganya bersifat sementara dan ia bukan dokumen cukai. Ia berbeza dengan invois biasa yang dikeluarkan selepas jualan, direkod sebagai jualan dan menjadi rekod cukai. Gunakan proforma invois untuk sebut harga rasmi, dan keluarkan invois rasmi serta resit selepas jualan disahkan dan bayaran diterima.