Apa Itu Nota Kredit (Credit Note)?

Maksud nota kredit

Nota kredit ialah dokumen pelarasan yang menurunkan amaun hutang pembeli kepada penjual. Ia menjadi bukti rasmi pengurangan hutang selepas invois asal dikeluarkan. Nota kredit tidak membatalkan invois asal, sebaliknya melaras jumlah yang perlu dijelaskan. Setiap nota kredit merujuk invois asal supaya rekod kedua-dua pihak kekal seimbang dan boleh diaudit.

Fungsi nota kredit

Nota kredit menjalankan tiga fungsi utama dalam transaksi perniagaan:

• Mengurangkan jumlah bayaran. Merekod penurunan amaun yang perlu dijelaskan oleh pembeli.
• Membetulkan invois. Melaras invois asal yang tersilap lebih tanpa membatalkannya.
• Menyimpan bukti telus. Memberi rekod bertulis bagi pemulangan barang atau diskaun untuk tujuan audit.

Bila nota kredit dikeluarkan

Penjual mengeluarkan nota kredit dalam beberapa keadaan tertentu. Antaranya:

1. Barang yang diterima rosak atau tidak menepati spesifikasi.
2. Invois asal tersilap mengira harga atau kuantiti terlalu tinggi.
3. Diskaun atau rebat diberi selepas invois dikeluarkan.
4. Pesanan dibatalkan selepas invois dihasilkan.

Maklumat dalam nota kredit

Nota kredit yang sah perlu mengandungi maklumat berikut supaya pelarasan jelas dan boleh diaudit:

Kesan nota kredit kepada perakaunan

Pengeluaran nota kredit memberi kesan langsung kepada rekod kedua-dua pihak. Bagi penjual, ia mengurangkan jumlah jualan dan akaun belum terima. Bagi pembeli, ia mengurangkan perbelanjaan dan akaun belum bayar. Catatan ini perlu direkod dengan betul supaya buku kewangan dan penyata cukai kekal tepat. Rekod nota kredit perlu disimpan selama 7 tahun mengikut Seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan 1967 untuk tujuan audit Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN).

Nota kredit dan e-Invois LHDN

Nota kredit kini tergolong dalam dokumen e-Invois di bawah sistem MyInvois LHDN. Pelaksanaan e-Invois bermula berperingkat sejak 2024 mengikut julat perolehan tahunan perniagaan. Perniagaan yang sudah wajib perlu hantar nota kredit ke portal MyInvois untuk pengesahan, dan setiap nota kredit perlu merujuk nombor pengenalan unik (UUID) invois asal. Rujukan ini membolehkan LHDN menjejak pelarasan secara masa nyata dan mengelak tuntutan cukai berganda.

Beza nota kredit dan bayaran balik (refund)

Nota kredit dan bayaran balik (refund) sering dikelirukan walaupun berbeza. Nota kredit melaras rekod hutang dalam akaun tanpa pemulangan wang tunai serta-merta. Bayaran balik pula memulangkan wang sebenar kepada pembeli. Penjual mengeluarkan nota kredit apabila baki invois masih perlu dijelaskan, dan membuat bayaran balik apabila pembeli sudah membayar penuh tetapi layak menerima pengurangan.

Beza nota debit dan nota kredit

Nota kredit dan nota debit mempunyai fungsi bertentangan. Jadual berikut menjelaskan perbezaannya:

Contoh nota kredit

Contoh nota kredit: seorang pelanggan membeli barang berjumlah RM500 melalui invois INV-2026-010, tetapi memulangkan satu item bernilai RM120 kerana rosak. Penjual mengeluarkan nota kredit CN-2026-003, merujuk invois asal, dan mengurangkan hutang kepada RM380. Pelanggan kemudian hanya perlu membayar baki itu, dan resit bayaran dikeluarkan apabila bayaran diterima.

Cara urus nota kredit dengan berkesan

Pengurusan nota kredit yang teratur memastikan rekod kekal seimbang. Amalkan langkah berikut:

• Rekod segera. Catat setiap nota kredit dalam sistem perakaunan sebaik dikeluarkan.
• Rujuk invois asal. Pastikan setiap nota kredit dipasangkan dengan invois yang dilaraskan.
• Maklum kepada pembeli. Beritahu pembeli sebab pengurangan supaya rekod kedua-dua pihak sepadan.
• Semak baki cukai. Laras Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST) jika cukai telah dicaj pada invois asal.

Kesimpulan

Credit note atau nota kredit ialah dokumen pelarasan yang mengurangkan jumlah perlu dibayar oleh pembeli. Faham fungsi nota kredit dan beza nota debit dan nota kredit membantu peniaga menyimpan rekod yang seimbang. Pasangkan setiap nota kredit dengan invois asal supaya rekod kewangan anda kekal tepat untuk tujuan cukai.